Wdrożenia KSeF

KSeF

Krajowy System e-Faktur, to centralna platforma do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych. System działał dobrowolnie w wersji KSeF 1.0 od 2022 roku do dnia 1 września 2025 roku, aktualnie w trakcie wdrożenia jest KSeF 2.0, którego obowiązek jego stosowania będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 roku.

KSeF - najważniejsze terminy

Dobrowolnie:

od stycznia 2022 r. przedsiębiorcy mogli korzystać z KSeF 1.0 bez obowiązku rezygnacji ze starych metod fakturowania. W dniu 1 września 2025 roku wersja testowa KSeF 1.0 została wyłączona z użytkowania.

Aktualnie jest wdrażany system KSeF 2.0 obowiązkowo:

od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników (sprzedaż >200 mln zł w 2024r.),

od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców,

od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”.

Otrzymywanie faktur: obowiązkowe od 1 lutego 2026 r.

Okres przejściowy (do końca 2026 r.): brak sankcji za błędy, możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach.

Sankcje obowiązujące od 1 stycznia 2027 r., nawet do 100% VAT na fakturze lub 18,7% wartości faktury dla dokumentów bez VAT.

Pomożemy Ci wdrożyć KSeF

Wdrożenie KSeF obejmuje kilka etapów: analizę aktualnego systemu fakturowania, konfigurację integracji (API) lub korzystanie z Aplikacji Podatnika, ustawienie uprawnień oraz przeszkolenie pracowników.

Nasz zespół specjalistów przeprowadzi Cię przez każdy krok — od rejestracji w rządowym systemie KSeF, przez konfigurację systemu księgowego, generowanie użytkowników i nadawanie im uprawnień, aż po przeprowadzenie szkoleń, dzięki którym zespół będzie prawidłowo korzystał z KSeF.

Dodatkowo oferujemy wsparcie w wyborze i wdrożeniu systemów ERP i OCR, które mogą usprawnić obsługę faktur i automatyzację procesów w firmie.

To doskonały moment, aby połączyć wdrożenie KSeF z modernizacją systemów finansowo-księgowych i cyfryzacją dokumentów, co pozwala na oszczędność czasu i lepszą kontrolę nad przepływem faktur.

Oferujemy również audyt przygotowania oraz pełne wsparcie techniczne i szkoleniowe dla całego zespołu.

Wybór systemu i sposobu korzystania

Pomożemy Ci wybrać najbardziej optymalną opcję dla Twojego przedsiębiorstwa:

bezpłatną Aplikację Podatnika udostępnioną przez MF,
komercyjny program z integracją KSeF,
lub rozwiązanie pośrednie (np. integracja przez API).

Niektórzy producenci systemów oferują bezpłatne korzystanie z KSeF w swoich programach, a my pomożemy Ci w tym, abyś mógł w pełni wykorzystać te możliwości.

Formularze dla spółek (jeśli dotyczy)

Jeśli Twoja firma wymaga złożenia formularza ZAW-FA, pomożemy Ci w prawidłowym wypełnieniu i przesłaniu dokumentu, aby wskazać osobę uprawnioną do działania w imieniu spółki.

Uwierzytelnienie konta

Pomożemy Ci zalogować się do systemu KSeF przy użyciu Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej, a także wygenerować token lub skonfigurować certyfikat, który ułatwi późniejsze logowanie.

Nadawanie uprawnień księgowości

Na każdym etapie pomożemy Ci przekazać odpowiednie uprawnienia:

Model A – bezpośrednio w KSeF: pomożemy wprowadzić dane osób z biura rachunkowego i przyznać im uprawnienia.
Model B – integracja przez system księgowy / API: pomożemy w autoryzacji konta i konfiguracji integracji.
Model C – pełnomocnictwa / procedury umowne: pomożemy ustalić model współpracy i przygotować formalne dokumenty.

Bezpieczne przekazanie danych

Pomożemy Ci bezpiecznie przekazać dostęp do KSeF księgowości, korzystając z mechanizmu nadawania uprawnień lub szyfrowanego menedżera haseł, tak aby nie narażać danych na ryzyko.

Testy i procedury wewnętrzne

Pomożemy w przeprowadzeniu testowego wystawienia i odbioru faktury, sprawdzeniu procesów księgowych oraz ustaleniu procedur wewnętrznych dla całego zespołu — kto wystawia, kto akceptuje i kto ma dostęp do historii faktur.